BVV 2027: Warum Entgeltunterlagen Pflicht werden 📎
Ab dem 01.01.2027 müssen bestimmte Entgeltunterlagen verbindlich elektronisch geführt werden, denn Papier und lose Scans verlieren ihre Funktion. Was viele überrascht:
Die Pflicht betrifft nicht nur die Entgeltabrechnung, sondern vor allem die zugrunde liegenden Nachweise und
Erklärungen, die heute häufig noch in der Personalakte liegen. Gleichzeitig werden Betriebsprüfungen zunehmend digital durchgeführt und setzen eine strukturierte Datenbasis voraus.
Was können Sie tun, was ändert sich konkret und warum Payroll allein nicht reicht und weshalb die digitale Personalakte notwendig wird? Damit Ihr Unternehmen den Weg bis 2027 vorausschauend und pragmatisch gestalten können.
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https://www.personio.de/bvv-aenderungen-2027/
https://beplus.de/blog/digitale-entgeltunterlagen-pflicht/
Ab dem 1. Januar 2027 wird es verbindlich:
Bestimmte Entgeltunterlagen müssen digital geführt werden.
Mit der Neuregelung des §8 der Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtet der Gesetzgeber Arbeitgeber dazu, sozialversicherungsrelevante Unterlagen elektronisch und revisionssicher bereitzuhalten. Ziel ist die vollständige digitale Betriebsprüfung durch die Deutsche Rentenversicherung.
Betroffen sind unter anderem:
- 📎 Lohn- und Gehaltsunterlagen
- 📎 Nachweise zur Sozialversicherung
- 📎 Krankenkassenbescheinigungen
- 📎 Bescheinigungen zur Arbeitsentgeltberechnung
- 📎 Anträge von Minijobbern auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht
- 📎 Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen
- 📎 Bescheide von Krankenkassen zur Feststellung der Versicherungspflicht
- 📎 Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt darstellen
- 📎 Nachweise der Elterneigenschaft
Diese Unterlagen sind explizit im Rahmen des §8 BVV als ergänzende Entgeltunterlagen genannt und müssen künftig vollständig digital, strukturiert und prüfbar vorliegen – jederzeit abrufbar im Rahmen einer Betriebsprüfung. Kurz gesagt: „Wir scannen das bei Bedarf“ reicht nicht mehr aus.
Revisionssicherheit wird zum Standard
Mit der Digitalisierung steigen auch die formalen Anforderungen.
Die Unterlagen müssen GoBD-konform geführt werden – also gemäß den Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff.
Das bedeutet konkret:
- 📎 Unveränderbarkeit archivierter Dokumente
- 📎 vollständige Protokollierung von Änderungen
- 📎 nachvollziehbare Struktur
- 📎 sichere und dauerhafte Speicherung
Ein einfacher Dateiordner oder eine lose Cloud-Ablage erfüllt diese Anforderungen nicht.
Was Sie jetzt konkret tun können – nehmen Sie Kontakt auf.
